为了健全我校学生资助工作档案，维护档案的完整与安全，便于保管和利用，特制定本制度。

一、学校学生资助管理中心负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

二、对资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，都必须以纸质和电子档案形式及时归档保存。

三、对档案资料按年度收集存档，包括困难生档案、国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、社会捐助、校友奖学金、勤工助学、绿色通道、临时困难补助、资助育人成果、年度工作总结及上级文件等相关材料。

四、档案资料存放要排列有序，编制相关的文号，便于查找。定期对档案保管的状况定期进行检查、清理和核对。

五、档案资料切实抓好“五防”(防火、防潮、防尘、防虫、防失)保护工作，依据《高校档案工作管理办法》妥善保管好各类档案，电子档案进行备份保管。

六、学生资助档案的保管期限一般为五年，对保管期满的无保留价值的可作销毁处理；仍需永久保存的，及时移交学校档案馆保存。

七、档案管理人员严格执行档案保密制度，档案外借必须履行登记手续，所有档案一经存档，未经批准不得更改和外借。